Az irodai munkához elkerülhetetlenül kapcsolódnak megbeszélések. Ez nem újdonság, volt is róla szó. Heti értekezlet azonban nem minden irodában van. Sokszor nincs is rá szükség. Egy kisebb magánirodában, ahol hárman-négyen dolgoznak nincs sok értelme, hiszen mindent meg tudnak beszélni napközben. Egy nagyobb rendszerben, vagy ahol több projektet futtatnak egyszerre, kreatív tevékenység esetén nélkülözhetetlen. Különösen, ha több csoportban, netalán másik épületben dolgozik a résztvevők egy része.

Nyilván nem merítettem ki a lehetőségek széles skáláját, amikor, és ahol lennie kell heti megbeszélésnek, de nem is volt cél. Inkább nézzük, hogyan építsük fel optimálisan ezt az alkalmat, hogy ne csak kávézgatás legyen belőle. Sokan nem szeretik ezeket az eseményeke, mert úgy érzik feleslegesen hallanak olyan információkat, amire közvetlenül nincs szükség a napi munkavégzéshez. Ebben valóban lehet némi igazság. Azonban nem árt tudni, épp min dolgozik az a kolléga, akivel nekünk is lenne közös feladatunk, de nem ér rá. Főképp ha több projekt fut egymás mellett, néha nem árt a külső szem, fül, hogy segítsen átlendülni egy nehézségen. Ha nem is a maga teljességében, de minden munkatársnak érdemes tudnia ki hol tart éppen a munkafolyamatban. Ha elakad, lelassul, akkor aki épp előrébb tart besegíthet. Ez a csapatmunka lényege. Nyilván ehhez úgy kell összeállítani a csoportot, de ez már egy másik történet.

Az értekezlet. Mivel hétindító, általában az első munkanapon kerül megtartásra. Nem minden esetben reggel, de még a délelőtt folyamán, hogy ne akasszuk meg a munkavégzést. Igen, ez is a munka része, de ha belekezdünk egy folyamatba, nem jó félbehagyni. Nem kell hosszú időre tervezni. Általában, az előző hét eseményeit elemzik először, itt hallgathatók meg a vezetői beszámolók. Majd rátérnek az aktuális feladatokra, határidőt kijelölve. Végül a heti munkatervet készítik el. Megemlítik, mi várható a következő hétre, de azzal konkrétan nem foglalkoznak. Röviden összefoglalva tehát ennyiből áll a hétindító értekezlet. Időtartama, maximum másfél óra, de ebben az esetben már nagyobb létszámmal, és több projekttel számolunk. Legtöbbször harminc-negyven perc alatt vége van. A résztvevők átlagos száma tizenöt fő körül van. Természetesen minden szervezetnél más és más, ezért nehéz általánosítani.

Egy rövid vázlat, amit konkrétumokkal lehet részletesebbé tenni:

Bevezető, köszöntés
Beszámolók az előző hétről
Aktuális feladatok, javaslatok, határidők
Előretekintés a következő hétre
Befejezés az aktualitások elismételve.

Ugye nem is bonyolult? Ha ügyesek vagyunk gyorsan túl vagyunk rajta, és mindenki motiválva lát a feladatokhoz. Ugyanis ezeknek az alkalmaknak a konkrét feladatokon kívül egy csapatépítő jellege is van. Nagyban függ a motiváló erő a levezető egyéniségétől. Ha a vezető elég karizmatikus, akkor nincs ezzel gond, hiszen jelképesen szólva, viszi a hátán a csapatot. Ha azonban csupán főnök, és nem képes ilyen módon lendületet adni a kollégáknak, akkor lehet más a levezető. Nem kell mindenhol, és mindig hurrá-hangulatban dolgozni, de egy kreativitást igénylő helyen kell egy karizmatikus ember. Ennyit a hét elindításáról, legközelebb egy másik összejövetelt veszünk górcső alá.

The post Megbeszélések-Hétindító értekezletek appeared first on VBstudioZ.com.

Minden megbeszélés más és más, mégis vannak bizonyos sajátosságok, melyek szinte mindig ugyanazok.  A következőkben egy egyszerűbb változat felépítését vizsgáljuk meg. A téma mindig az adott megbeszélés céljától függ, valamint attól, hogy pontosan kik a résztvevők. Egy értékesítőknek szóló megbeszélés, teljesen másról szól, mint egy igazgatótanácsi értekezlet. A szerkezetük mégis hasonló.

 Egy megbeszélés általában egy napirend ismertetéssel kezdődik.  Ezután összefoglalják az előző alkalom óta történteket. Majd az egyes témák következnek a napirendi pontok szerinti sorrendben.  A hosszabb értekezleteket egy, vagy több szünettel is megszakíthatják, hacsak a jelenlévők másképp nem döntenek.  A napirendi pontok után egy rövid összefoglaló következik, ekkor hangzanak el a következő alkalom tervezett időpontjai, valamint az addig végrehajtandó feladatok.

Röviden összefoglalva tehát ennyiből áll egy megbeszélés. Van eleje közepe, és vége. Ugyanakkor a megbeszélés valójában nem akkor kezdődik, amikor a felek összeülnek, hanem jóval hamarabb. Minden értekezletre készülni kell.

Akár előadók, akár szimpla résztvevők vagyunk. A legtöbb ilyen eseményen legalább annyit minden résztvevőnek szólnia kell, hogy beszámoljon, vagy javaslatot tegyen.  A hozzászólás az esemény jellegétől, témájától függ.  Minden ilyen eseményt tervezni kell. Tudni kell a résztvevőknek az időtartamot, a témát, esetleg a résztvevők számát. Most ennyi, legközelebb a hétindító megbeszélésekről lesz szó.

The post Megbeszélések általános felépítése appeared first on VBstudioZ.com.