Felmerülhet a kérdés, miért kell erről ennyit beszélni? ott van a telefon, meg az internet, és készen van a rendszer. Látszólag igen, ám nem mindegy hogyan használjuk ezeket az eszközöket. Ha eszköz szinten nézzük, akkor valóban, a telefon, és az internetkapcsolat kerül először szóba. Nem véletlenül. A céges telefonon állandó kapcsolatot lehet tartani, és megfelelő előfizetéssel sokat spórolhat a cég.
Minden eszköz annyit ér amennyire használják. Egy jól kiválasztott tarifa, és tudatos használat sokat lendíthet a kommunikáció folyamatosságán. Azonban a szó elszáll, az írás megmarad. Ha elektronikus formában gondolkodunk, akkor bizonyos életkor felett az e-mail jut az ember eszébe először. A fiatalabbak azonban inkább a közösségi oldalakon kommunikálnak. Ráadásul az irodán belül (néhány kivételtől eltekintve) aligha használunk egymás közti kommunikációra elektronikus eszközt.
A marketing mixhez hasonlóan egy kommunikáció-mix is szükséges a hatékony működéshez. Divatos szóval élve kell egy offline, és egy online megoldás is. Első lépésként kezdjük a szűk fizikai környezettel. Az irodán és az épületen belül elhelyezett faliújsággal megkönnyítjük a munkatársak közti információcserét. Egy megbeszélésen sem szükséges feltétlen elektronikus eszközöket használni, ha van egy tábla, vagy faliújság amire mindenki rápillanthat. Ezeken a felületeken üzenetet is hagyhatunk.
Jó ha a megbeszéléseken az írásos forma mellett egy elmetérképet is rajzolunk. Ez egyfajta folyamatábra ami nagyban megkönnyíti a bonyolultabb projektek áttekintését. Jól elhelyezve, remek emlékeztetőnek, és minden munkatárs követheti, épp hol tart a megvalósítás. Az egyes részegységek közös helyiségeiben is kihelyezhetünk egy információs táblát, ahol az adott egységre vonatkozó legfontosabb információk olvashatók.
