Minden megbeszélés más és más, mégis vannak bizonyos sajátosságok, melyek szinte mindig ugyanazok. A következőkben egy egyszerűbb változat felépítését vizsgáljuk meg. A téma mindig az adott megbeszélés céljától függ, valamint attól, hogy pontosan kik a résztvevők. Egy értékesítőknek szóló megbeszélés, teljesen másról szól, mint egy igazgatótanácsi értekezlet. A szerkezetük mégis hasonló.
Egy megbeszélés általában egy napirend ismertetéssel kezdődik. Ezután összefoglalják az előző alkalom óta történteket. Majd az egyes témák következnek a napirendi pontok szerinti sorrendben. A hosszabb értekezleteket egy, vagy több szünettel is megszakíthatják, hacsak a jelenlévők másképp nem döntenek. A napirendi pontok után egy rövid összefoglaló következik, ekkor hangzanak el a következő alkalom tervezett időpontjai, valamint az addig végrehajtandó feladatok.
Röviden összefoglalva tehát ennyiből áll egy megbeszélés. Van eleje közepe, és vége. Ugyanakkor a megbeszélés valójában nem akkor kezdődik, amikor a felek összeülnek, hanem jóval hamarabb. Minden értekezletre készülni kell.
Akár előadók, akár szimpla résztvevők vagyunk. A legtöbb ilyen eseményen legalább annyit minden résztvevőnek szólnia kell, hogy beszámoljon, vagy javaslatot tegyen. A hozzászólás az esemény jellegétől, témájától függ. Minden ilyen eseményt tervezni kell. Tudni kell a résztvevőknek az időtartamot, a témát, esetleg a résztvevők számát. Most ennyi, legközelebb a hétindító megbeszélésekről lesz szó.
