A kommunikáció alapvetően az adó, és egy fogadó fél között zajlik. Erről már többször volt szó, csakúgy, mint a különböző változatokról. Ahhoz viszont, hogy eljussunk odáig, hogy kommunikálni tudjunk, erősen javallt a felkészülés. Tudnunk kell, kinek, mikor, hogyan, közöljünk, vagy éppen szerezzünk információt. Ez sok esetben nem tudatos. Ha például, egy gyerek vizet kér a szüleitől, ösztönösen tudja az előbb említett szempontokat. A tudatos hétköznapi, és szervezeti kommunikációban azonban elengedhetetlen a tudatos felkészülés. Ez részben tanulási folyamat, részben – amennyiben kell – a szükséges eszközök beszerzésének ideje.
Első lépésként válasszuk ketté a folyamatot! Vegyük sorra, mire kell figyelnünk, ha mi közlünk. A legfontosabb, hogy legalább mi tudjuk mit is akarunk valójában. Ehhez át kell gondolnunk, a legfontosabb közlendőket. Ha megvan, szedjük pontokba. ez adja a közlendőnk gerincét. Következő lépésben kiegészítjük, mintegy érthetővé téve formába öntve az információkat. A közlendő tehát megvan szépen formálva, most már csak az alanyok kellenek. Őket már a tartalom által szűkíthetjük. Munkatársaknak, vagy vevőknek szó-e? Esetleg, családtagoknak, vagy ismerősöknek? Ezután már annyi dolgunk, van, hogy finomítsuk az információt, a véglegesített fogadókör számára.
Amit még érdemes figyelembe venni az nem más, mint a kommunikációs zaj. Azaz, mekkora a konkurens kommunikátorok száma? Milyen a kommunikációjuk minősége? Nekünk ehhez kell alkalmazkodni, hogy eljuttassuk közlendőnket az alanyokhoz. Erős gátló körülmények között, nekünk is erőteljesebb eszközöket kell bevetnünk. Ezt még sokszor fogjuk tárgyalni. Ennyi volt az első rész. Legközelebb, a fogadó oldalát vizsgáljuk meg.
