Egy projektben alapvetően külső, és belső kommunikációt különböztetünk meg. Vannak egyéb csoportosítások is, most azonban ebben a felosztásban foglalkozunk a témával. Jelen részben a külső kommunikációs területeket tekintjük át. Sokaknak ismerős lesz, főleg azoknak, akik már dolgoztak projekteken.
Először ami talán a legfontosabb, a projektről szóló kommunikáció kerül előtérbe. A tevékenység rövid bemutatása, majd egyes részletek. A külső kommunikációban is a folyamatosság lényeges. Fontos, meghatározni a ritmust, nem szabad ugyanis mindenről teljes részletességgel beszámolni. Az sem jó, ha túl gyakran, túl sok információt nyújtunk. A bakik elkerülhetők gondos tervezéssel. A külső kommunikáció a projekt marketingje, és disszeminációja szempontjából is fontos. A kívülállók csakígy tudnak tájékozódni a tevékenységünkről.
Ennek okán nagyon át kell gondolnunk, milyen csatornákon, milyen eszközökkel, és pontosan mit kommunikálunk. Néhány lehetőség, melyek alapvetőek a sikeresség szempontjából. Honlap, közösségi felületek, offline eszközök nélkülözhetetlenek a sikerhez. A tevékenység jellegétől, célközönségtől függően, a lehető legtöbb felületen meg kell jelennie a projektnek. Mint minden információ közlésekor fontos meghatározni, hogy adott közlés kinek szól. Másképp kell kommunikálnunk ha résztvevőket toborzunk, másképp, ha támogatókat keresünk. Önkénteseknek megint más módszerek hasznosak. Az első olog tehát az adott közlés célközönségének meghatározása.
Ezután választanunk kell felületet, akár többet is. Közösségi csatorna, vagy honlap? Internetes, vagy offline? Ez mind fontos kérdés. Néhányat ,meghatároz a célcsoport összetétele. A marketing esetében már szó volt arról, hogy vegyesen alkalmazzunk módszereket, és felületeket, eszközöket. A kommunikációs mix a projektek esetében is a legjobb megoldás. Az eddig felsorolt, és a következőkben tárgyalandó területek használatát a kommunikációs tervnek kell tartalmaznia. Ezzel a tervvel folytatjuk hamarosan.
