Jól működő csapat második rész – belső kommunikáció

csoport tagok kapcsolódásaiMint minden kapcsolatban a csapaton belüli viszonyrendszerben is a kommunikáció a kulcs jó jó légkörhöz, és a megfelelő teljesítményhez. Ha nincs megfelelő kommunikációs rendszer a közösségen belül, akkor kevésbé lesz hatékony a működés, vagy akár zavarok is előfordulhatnak. Viszont fontos megjegyezni, hogy minden kommunikációs rendszer csak annyira működhet jól amennyire használják. 

Például sok helyen egyáltalán nem használják a belső kommunikációs felületeket, hanem inkább külső üzenetküldő segítségével kommunikálnak a munkatársak. Létezne azonban olyam munkahelyek, ahol ez kifejezetten tiltva van, és csak a belső hálózatot használják, akkor is, ha már nem felel meg a kor követelményeinek.  Egyik megoldás sem teljesen jó. Előbbinél lehetnek biztonsági kockázatok, utóbbi esetben a hatékonyság, teljesítmény rovására megy az elavult rendszer.

A szervezeti kommunikációról szóló részben már volt szó a kommunikációs szintekről, és csatornákról. Erre nem térek ki részleteiben. Azt viszont fontosnak tartom  megjegyezni, hogy ezeket a csapat, vagy csoport összeállításánál már ki kell dolgozni. Ki kivel van egy szinten, ki kivel kommunikál legtöbbet? Fontossági, és gyakorisági sorrendet, irányokat ki kell jelölni. Ha megvan a teljes rendszer, akkor használni kell, és az adott körülményekhez igazítani, javítani, amit szükséges.  Használat közben derülnek ki a hiányosságok, és így lehet optimalizálni a csapat tevékenységét figyelembe véve. Csoporton belül a vezető általában mindenkivel kapcsolatban van, míg nagyobb egységek esetében több szintű struktúrában már csak a közvetlen munkatársaival, és ritkábban a teljes céggel. Ez is legtöbbször írásban, vagy állományértekezleteken szónoklatban történik.

Maradjunk azonban a kisebb csapatnál. Minimális létszám esetén is léteznek szintek, még akkor is, ha legtöbbször csupán papíron léteznek. Függetlenül a csapat összetételétől egy vezető minden esetben van. Az már eltérő lehet, hogy ő inkább kívülről irányít, vagy szerves részévé válik a csoportnak.  A csapaton belül általában szakterületek szerinti funkcionális szintek a leggyakoribbak, legtöbbször inkább egymás mellé rendelve azonos szinten, semmint hierarchikusan egymás feletti viszonyrendszerben. Ha mégis van vertikális rendszer, akkor a vezető után a gazdasági, majd a speciális szakmai rétegek következnek.  Ez nagyon leegyszerűsített szerkezet, de most nem is cáél a bonyolult hálózatok bemutatása. Kommunikáció szempontjából ez azért lényeges, hogy lássuk, van felfelé és lefelé irányuló, és oldalirányú kommunikáció is csapaton belül. Nagyobb rendszerekben a hivatalos csatornákon kívül léteznek informális csatornák is melyek megkönnyítik, vagy lerövidítik az utat, de nem szabad, hogy uralkodóvá váljanak. Inkább kiegészítőnek javasoltak. Kisebb csoportokban ennek nem sok realitása van, igen ritka, hiszen szinte mindenki kommunikál mindenkivel. Fontos ugyanakkor megkülönböztetni a hivatalos csoporton belüli kommunikációt, és a kevésbé hivatalos formákat. Egyértelműen közölni kell, hogy az adott közlés, utasítás, javaslat, vagy kérés, esetleg megjegyzés. Nem kell túlbonyolítani, az egyszerűbb szinte mindig jobb.

Összegzésként megállapítható, hogy a kommunikáció kisebb csoporton belül is nagyon fontos szerepet játszik a konstruktív, hatékony feladat végrehajtáshoz, ami csak kedvező légkörben valósulhat meg. A jó hangulatot azonban keretek közé kell szorítani a hatékonyság érdekében. Sok múlik a csoport létrejöttének célján, összetételén. Ideiglenes, vagy állandó csapatról van szó? Ideiglenesnél meghatározó az időtartam, amire létrejött, és meg kell tervezni nemcsak a csapat építését, hanem a szétválást is. Ez mind külön kommunikációs feladat, melyeket mindig az adott helyzethez kell igazítani. Röviden ennyi fért az általános ismertetésbe. Konkrét kérdésekkel kapcsolatban, szívesen állok az érdeklődők rendelkezésére az elérhetőségeim valamelyikén.

Kategória: Hírek | A közvetlen link.